Traducerea autorizată, traducerea legalizată și apostila sunt trei servicii diferite, care se cer de multe ori împreună. Traducerea autorizată este făcută și semnată de un traducător autorizat, legalizarea este confirmarea dată de notar pentru semnătura acestuia, iar apostila certifică autenticitatea unui act oficial ca să fie recunoscut în alt stat. Instituția care primește documentul spune ce nivel îi trebuie; restul ține de ordinea corectă a pașilor.
Care este diferența dintre traducerea simplă, autorizată și legalizată?
Diferența ține de cine garantează traducerea: nimeni în mod oficial, traducătorul autorizat sau notarul care confirmă identitatea traducătorului.
| Tip | Cine o face | Ce conține în plus | Unde se folosește de obicei |
|---|---|---|---|
| Simplă | Orice traducător | Nimic oficial | Uz intern, corespondență, documentare |
| Autorizată | Traducător autorizat de Ministerul Justiției | Ștampila, semnătura și formula de certificare a traducătorului | Multe instituții, firme, universități |
| Legalizată | Traducător autorizat, apoi notar public | Încheierea notarului care legalizează semnătura traducătorului | Acte de stare civilă, dosare administrative, instanțe |
Notarul nu verifică fiecare cuvânt al traducerii. El confirmă că documentul a fost tradus de un traducător autorizat, înregistrat la biroul notarial, care răspunde pentru exactitatea textului.
Când este nevoie de apostilă?
Apostila este necesară atunci când un act oficial emis într-un stat trebuie folosit într-un alt stat care face parte din Convenția de la Haga din 1961 privind suprimarea cerinței supralegalizării actelor oficiale străine. Ea înlocuiește procedura mai lungă de supralegalizare prin ministere și ambasade.
Apostila se aplică în țara care a emis actul. În România, autoritatea competentă depinde de tipul documentului: prefectura pentru actele administrative, tribunalul pentru actele judiciare și camera notarilor pentru actele notariale. Pentru statele care nu au aderat la convenție se folosește supralegalizarea, care trece prin ministerul de externe și prin misiunea diplomatică a țării de destinație.
În ce ordine se fac traducerea, legalizarea și apostila?
De regulă, apostila se aplică întâi pe actul original, iar traducerea cuprinde apoi atât documentul, cât și apostila. Ordinea obișnuită pentru un act românesc folosit în străinătate arată astfel:
- Se obține actul original sau un duplicat recent, dacă instituția străină cere o anumită vechime a documentului.
- Se aplică apostila la autoritatea competentă pentru acel tip de act.
- Traducătorul autorizat traduce actul împreună cu apostila.
- Notarul legalizează traducerea, dacă destinatarul o cere.
- Unele state cer și apostilarea traducerii legalizate; acest lucru se verifică dinainte la instituția care primește dosarul.
Pentru actele străine folosite în România, drumul este invers: apostila se obține în țara emitentă, iar traducerea și legalizarea se fac aici.
Ce trebuie verificat înainte de a preda documentele la traducere?
Cele mai multe întârzieri apar din cauza unor detalii stabilite prea târziu. Înainte de a preda actele, merită clarificate câteva lucruri:
- Cerința exactă a destinatarului: traducere autorizată sau legalizată, cu sau fără apostilă pe traducere.
- Grafia numelor: numele proprii se scriu identic cu cele din pașaport, mai ales când alfabetul limbii-țintă este diferit.
- Originalul sau copia: unele instituții acceptă traducerea făcută după o copie legalizată, altele cer prezentarea originalului.
- Numărul de exemplare: fiecare exemplar legalizat se taxează separat, așa că se comandă doar câte sunt necesare.
Oferta se cere în scris, cu termenul de predare și cu modul de calcul al prețului, la fel ca la orice serviciu contractat; aceleași principii sunt descrise în articolul despre cum se citește o ofertă înainte de semnare.
Cum se calculează prețul și durata unei traduceri?
Traducerile se tarifează de obicei pe pagină standard, definită printr-un număr fix de caractere, de regulă între 1.800 și 2.000, nu pe pagina fizică a documentului. Un certificat de naștere poate însemna mai puțin de o pagină standard, iar un contract scris mărunt, mai multe pagini decât are în original.
Durata depinde de volum, de limba de destinație și de programul notarului. Un act scurt poate fi gata în una-două zile lucrătoare, în timp ce apostila adaugă propriul termen de procesare. Când dosarul are o dată-limită, cum se întâmplă în procedurile descrise în ghidul despre termenele procedurale, calculul se face pornind de la acea dată, cu o rezervă de câteva zile.
Cum se păstrează documentele traduse după folosire?
Traducerile legalizate au valoare cât timp actul original rămâne valabil, așa că un exemplar suplimentar păstrat acasă scutește un drum la notar data viitoare. Ele se țin împreună cu originalul, într-un dosar separat pentru acte oficiale, după sistemul propus în articolul despre organizarea hârtiilor casei. O scanare a fiecărei pagini, inclusiv a ștampilelor și a apostilei, este utilă pentru trimiterea rapidă a unei copii, dar nu înlocuiește exemplarul pe hârtie acolo unde se cere originalul.
