Distrugerea documentelor confidențiale prin firmă specializată înseamnă colectarea hârtiilor în containere sigilate, tocarea lor până la o mărime de particulă stabilită dinainte și emiterea unui proces-verbal care confirmă ce cantitate a fost distrusă și când. Mărimea particulelor se exprimă de regulă prin nivelurile P-1–P-7 din standardul german DIN 66399, preluat și ca standard internațional. Pentru majoritatea documentelor cu date personale, nivelurile P-4 sau P-5 sunt alegerea obișnuită.
Ce înseamnă nivelurile de securitate P-1–P-7?
Nivelurile P indică cât de mici sunt bucățile de hârtie rezultate și, implicit, cât de greu poate fi refăcut documentul. Cu cât cifra este mai mare, cu atât particula este mai mică.
| Nivel | Suprafața maximă a particulei | Tip de documente |
|---|---|---|
| P-1, P-2 | 2.000 mm², respectiv 800 mm² | Materiale interne fără date sensibile |
| P-3 | 320 mm² | Documente interne cu date de contact |
| P-4 | 160 mm² | Date personale, contracte, documente contabile |
| P-5 | 30 mm² | Date personale sensibile, informații strategice |
| P-6, P-7 | 10 mm², respectiv 5 mm² | Informații clasificate sau secrete |
Tocătoarele de birou care taie doar în fâșii lungi ajung rar peste nivelul P-2, iar fâșiile pot fi reasamblate cu răbdare. Tăierea în particule mici, în cruce, este cea care face reconstituirea practic imposibilă.
Când se justifică o firmă specializată în locul unui tocător propriu?
O firmă specializată devine mai avantajoasă atunci când volumul depășește câteva bibliorafturi pe lună sau când se golește o arhivă întreagă. Tocătoarele mici se supraîncălzesc după câteva minute de funcționare, se blochează la capse și agrafe și cer o persoană care să stea lângă ele ore în șir.
Firma specializată preia hârtia cu tot cu capse, agrafe și dosare de carton, are utilaje industriale și emite documentul care atestă distrugerea. Pentru o firmă mică, varianta potrivită poate fi un tocător bun pentru hârtiile zilnice și o colectare periodică pentru arhivă.
Cum decurge colectarea și distrugerea documentelor?
- Evaluarea volumului: numărul de cutii sau de bibliorafturi și tipul de documente, pentru stabilirea nivelului de securitate.
- Containere sigilate: firma lasă la sediu cutii sau pubele închise cu lacăt, în care documentele se pun pe parcurs, fără sortare suplimentară.
- Ridicarea: containerele se sigilează, se cântăresc și se transportă cu un vehicul închis.
- Distrugerea: se face în centrul firmei sau direct la sediul clientului, în utilaje montate pe camion, situație în care procesul poate fi urmărit pe loc.
- Documentul final: clientul primește procesul-verbal sau certificatul de distrugere.
Hârtia tocată se trimite de obicei la reciclare, ceea ce reduce costul serviciului față de o simplă eliminare ca deșeu.
Ce trebuie să conțină procesul-verbal de distrugere?
Procesul-verbal de distrugere trebuie să identifice clar clientul, cantitatea, data, locul și metoda folosită, astfel încât să poată fi arătat ulterior ca dovadă. Un document complet cuprinde:
- datele firmei prestatoare și ale clientului;
- data ridicării și data distrugerii;
- cantitatea, exprimată în kilograme sau în număr de containere;
- numerele sigiliilor, dacă au fost folosite;
- nivelul de securitate aplicat și metoda de distrugere;
- semnăturile persoanelor responsabile.
Procesul-verbal se păstrează la dosar, alături de evidența documentelor scoase din arhivă, organizată după aceleași principii ca în ghidul despre aranjarea hârtiilor pentru a fi găsite rapid.
Ce documente nu se distrug înainte de termen?
Documentele contabile, de personal și contractele au termene de păstrare stabilite prin lege, care diferă de la o categorie la alta și pot fi de mulți ani. Lista documentelor scoase din arhivă se verifică împreună cu contabilul sau cu un consultant juridic înainte de predare, pentru că o hârtie distrusă nu mai poate fi recuperată. Regula utilă este ca documentele să fie sortate pe ani și pe categorii, iar în containere să ajungă doar cele al căror termen a expirat cu certitudine.
Ce se verifică la alegerea firmei de distrugere?
Alegerea firmei se face după aceleași criterii ca la orice serviciu externalizat la sediu, descrise pe larg în ghidul despre externalizarea curățeniei biroului, la care se adaugă câteva cerințe specifice:
- nivelul P garantat, menționat explicit în contract;
- clauza de confidențialitate pentru personalul care manipulează documentele;
- posibilitatea distrugerii la sediu, pentru documentele cele mai sensibile;
- servicii separate pentru suporturile electronice, care au propriile clase de securitate.
Hard diskurile, stick-urile și telefoanele vechi nu se rezolvă prin tocarea hârtiei. Ele cer ștergere sigură sau distrugere fizică, iar protecția datelor din dispozitivele încă folosite este tratată în ghidul despre securitatea cibernetică pentru angajații care lucrează de la distanță.
