Pentru firmele care vând ore de muncă, nu produse, ultimele optsprezece luni au adus mai multe schimbări de cadru decât deceniul anterior. Curățenia profesională este un exemplu bun: marjă mică, activitate intensivă în forță de muncă, expusă direct la orice mișcare de taxe sau de raportare. Un furnizor care lucrează pe codurile CAEN 8121 și 8122 are de gestionat în 2026 un TVA schimbat, un plafon de microîntreprindere redus de două ori la rând, un registru al salariaților complet nou, facturi exclusiv digitale și, din august, primele obligații pentru software-ul care îi programează echipele.
Fiscalitatea s-a mișcat de trei ori într-un an și jumătate
Cea mai vizibilă modificare este cota standard de TVA, urcată de la 19% la 21% din 1 august 2025, cota redusă fiind consolidată la 11%. Pentru contractele B2B efectul este neutru, TVA-ul fiind deductibil la client. Pentru serviciile facturate persoanelor fizice — apartamente, curățenie post-construcție, asociații de proprietari — creșterea a împins prețul final cu circa 1,7% dacă furnizorul a păstrat același preț fără TVA. Multe firme au absorbit diferența în primele luni, ceea ce a tăiat direct din marjă.
A doua schimbare, mai puțin discutată, dar cu impact mai mare, este plafonul microîntreprinderii: 250.000 de euro în 2025 și 100.000 de euro de la 1 ianuarie 2026, adică în jur de 508.000 de lei. O firmă de curățenie cu 12–15 angajați și o facturare lunară de 60.000 de lei îl depășește în mai puțin de un an și trece la impozit pe profit de 16%. Se adaugă impozitul pe dividende, urcat la 16% de la 1 ianuarie 2026, față de 10% anterior. Combinația schimbă calculul de bază al antreprenorului mic din servicii: profitul distribuit ajunge la asociat vizibil mai subțire decât în 2024.
Tot din 2025 au fost reduse plafoanele de plăți și încasări în numerar, iar plafonul de scutire de TVA pentru firmele mici a urcat la 395.000 de lei din septembrie 2025. Pentru un prestator aflat aproape de acest prag, înregistrarea în scopuri de TVA a redevenit o decizie reală, nu o formalitate.
Evidența muncii și facturarea au devenit, de facto, software
Revisal a fost înlocuit de REGES-ONLINE, registrul electronic de evidență a salariaților, cu transmitere directă către inspecția muncii. Regula practică: datele contractului se transmit cel târziu în ziua anterioară începerii activității. Într-un sector cu rotație de personal estimată frecvent între 40% și 70% pe an, unde o parte din angajări se fac pentru un punct de lucru care începe luni dimineață, cerința impune un flux pregătit din timp, nu improvizat.
În paralel, facturarea a trecut integral prin RO e-Factura: obligatoriu în relația B2B din iulie 2024, extins la facturile emise persoanelor fizice din 2025 și, potrivit calendarului anunțat, la facturile simplificate din 2026. Declarația D406 (SAF-T) a devenit obligatorie și pentru contribuabilii mici de la 1 ianuarie 2025, iar decontul precompletat RO e-TVA generează notificări de conformare la orice diferență între datele raportate și cele din sistem.
Costul acestei birocrații digitale este măsurabil. Pentru o firmă de servicii cu 10–20 de angajați, bugetul realist în 2026 arată astfel:
- program de facturare cu conector e-Factura: 300–1.200 lei pe an;
- servicii contabile: 700–1.500 lei pe lună, în creștere față de 2023 tocmai din cauza volumului de raportări;
- semnătură electronică calificată: 150–300 lei pe an per utilizator;
- aplicație de pontaj și programare a echipelor: 8–15 euro pe utilizator pe lună.
Roboții de spălat pardoseli au ieșit din faza de demonstrație
Mașinile autonome de curățat pardoseli nu mai sunt exponate de târg. Achiziția costă orientativ 25.000–45.000 de euro pentru un model comercial cu navigație autonomă, iar leasingul sau abonamentul ajung la 600–1.000 de euro pe lună, mentenanță inclusă. Randamentul teoretic este de 800–1.500 mp pe oră, dar rentabilitatea reală apare abia pe suprafețe mari, continue și cu obstacole puține: hipermarketuri, depozite logistice, terminale, spitale. Sub aproximativ 8.000–10.000 mp curățați zilnic, calculul rareori iese în favoarea automatizării: robotul rezolvă doar pardoseala, nu și sanitarele, birourile sau golirea coșurilor — nu elimină omul din echipă, ci îi schimbă sarcinile.
Un detaliu de reglementare ignorat frecvent: noul regulament european privind mașinile, aplicabil din ianuarie 2027, introduce cerințe specifice pentru echipamentele cu comportament autonom și cu componente software cu rol de siguranță. Cine cumpără astfel de utilaje în 2026 ar trebui să verifice în contract cine asigură conformitatea documentației după acea dată.
Mai puțin spectaculoasă, dar mai rentabilă pentru firmele medii, este senzoristica. Senzorii de prezență de pe grupurile sanitare și dispenserele conectate costă 30–80 de euro bucata, plus 1–3 euro pe lună abonament, și permit trecerea de la grafic fix la intervenție pe consum real. În birourile cu program hibrid, unde ocuparea de vineri este adesea sub jumătate din cea de marți, schimbarea taie 15–25% din orele facturate fără ca percepția de curat să scadă — un argument care se vinde mai ușor decât o reducere de tarif.
Algoritmii care programează echipele intră sub AI Act din august 2026
Regulamentul european privind inteligența artificială se aplică etapizat, iar termenul relevant pentru prestatori este 2 august 2026, când intră în vigoare obligațiile pentru sistemele cu risc ridicat. Printre acestea sunt cele folosite în ocuparea forței de muncă și în gestionarea lucrătorilor: alocarea automată a sarcinilor, evaluarea performanței, monitorizarea la locul de muncă. O firmă care folosește o platformă ce distribuie singură echipele pe puncte de lucru și punctează angajații după timpii de execuție devine, în limbajul regulamentului, utilizator al unui astfel de sistem.
Obligațiile utilizatorului nu sunt zero: informarea angajaților că sunt supuși unui sistem automatizat, o supraveghere umană reală asupra deciziilor, păstrarea jurnalelor și utilizarea aplicației conform instrucțiunilor furnizorului. Se adaugă cerințele GDPR pentru pontajul cu geolocalizare: informare clară, test de proporționalitate și, în multe cazuri, o evaluare de impact. Contractele semnate în 2026 cu furnizorii de software de teren ar trebui să conțină clauze despre clasificarea sistemului și documentația pusă la dispoziție.
Ce cer clienții acum: dovada muncii, aerul și mirosul
Modelul „vine echipa seara și pleacă” s-a schimbat în contractele corporate. Caietele de sarcini din 2025–2026 conțin aproape standard pontaj electronic pe punct de lucru, prin cod QR sau etichetă NFC, fotografii înainte și după pentru zonele critice, rapoarte lunare cu indicatori și penalizări de 2–5% din valoarea lunară pentru sesizări repetate. Furnizorul care nu livrează această trasabilitate pierde licitațiile chiar cu prețul cel mai mic.
În paralel, curățenia a intrat în discuția despre sănătatea clădirii. Senzorii de CO2 și de particule fine au devenit obișnuiți în birourile certificate, iar datele lor ajung în ședințele lunare cu prestatorul: frecvența ștergerii prafului, tipul de aspirator, filtrarea, ora la care se lucrează. Percepția de curat trece, în bună măsură, prin miros, un mecanism explicat pe larg în materialul despre felul în care parfumul unei case îți influențează starea de spirit, iar firmele care lucrează în spații rezidențiale au început să trateze finisajul olfactiv ca pe o etapă distinctă a serviciului. Diferența dintre un produs cu miros agresiv și unul neutru, aplicat controlat, se vede direct în recenzii și în rata de reînnoire a contractelor.
Detergenți, date de mediu și presiunea din lanțul de furnizare
Legislația europeană privind detergenții este în curs de revizuire: etichetare digitală, reguli pentru vânzarea la refill, pașaport digital al produsului, cu perioade de tranziție pentru producători. Pentru prestator, efectul apare indirect, prin schimbarea gamelor la furnizori.
Mai presantă este cererea de date dinspre clienții mari. Chiar dacă obligațiile de raportare de sustenabilitate au fost restrânse prin pachetul european de simplificare, companiile rămase în perimetru cer informații de la furnizori: consum de apă și de substanțe chimice, produse certificate, kilometri parcurși de echipe. Standardul voluntar pentru IMM-uri este formatul în care se poate răspunde fără costuri disproporționate. Un dosar minimal costă orientativ 3.000–8.000 de lei prima dată și mult mai puțin la actualizare, dar absența lui începe să elimine furnizori din liste.
Cifrele care schimbă tariful în 2026
Toate aceste modificări se întâlnesc într-un singur loc: costul orei de muncă. Cu salariul minim brut menținut la 4.050 de lei, costul total pentru angajator este de circa 4.140 de lei pe lună, adică aproximativ 25 de lei pe oră la o normă de 165 de ore. Se adaugă consumabilele, echipamentele, transportul între puncte, coordonarea, concediile și absenteismul — un indice realist de 1,25–1,35 aplicat costului salarial. Rezultă un cost intern de 33–40 de lei pe oră, față de care un tarif facturat de 50–70 de lei plus TVA lasă o marjă operațională normală.
Reperele de piață se așază în consecință: curățenia zilnică de birouri se contractează orientativ la 4–9 lei pe metru pătrat pe lună, în funcție de ocupare și de program; curățenia post-construcție, la 18–30 de lei pe metru pătrat; o curățenie generală într-un apartament cu două camere, la 500–900 de lei. Firmele care au refăcut aceste calcule după modificările fiscale și care pot arăta clientului trasabilitatea muncii au reușit să renegocieze contractele. Cele care au păstrat tarifele din 2023 au aflat din bilanț ce s-a schimbat.
